hay đổi là điều cần thiết của mỗi công ty để nâng cao tính cạnh tranh cũng như hiệu quả quản trị của chính ban Giám đốc công ty.
Một công ty đang trải qua những thay đổi quan trọng nên chú ý đến tám
bước then chốt để tránh được những vấn đề thường hay xảy ra.
Chuyên gia về nghệ thuật lãnh đạo John Kotter đã nghiên cứu 100 công
ty kinh qua thời kỳ chuyển đổi. Phân tích các thành tựu và các sai lầm,
Kotter xác định một số lỗi thường mắc phải. Điều này đưa ông đến việc
biên soạn tài liệu "tám bước thay đổi": một chuỗi hành động giúp bảo đảm
quá trình thay đổi được thành công.
1. Hình thành ý thức khẩn trương. Trong suốt thời
gian chuyển đổi, các công ty thường cho phép sự tự mãn cao độ phát
triển. Kotter bình luận: "Không có động lực, mọi người sẽ không hỗ trợ
quá trình chuyển đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Các nhà điều hành
thường đánh giá thấp việc đưa mọi người ra khỏi vùng thoải mái của họ
khó như thế nào". Để chấp nhận sự thay đổi, doanh nghiệp cần một "giàn
thiêu" để loại bỏ thói tự mãn và tính trì trệ.
2. Tạo một sự phối hợp chỉ đạo mạnh mẽ. Một nhóm các nhà lãnh đạo đoàn kết và mạnh mẽ có thể điều khiển quá trình thay đổi và tạo được sự ủng hộ trong toàn tổ chức.
3. Tạo một tầm nhìn. Ý thức rõ ràng về đường hướng và
hình dung rõ ràng về kết quả cuối cùng sẽ khiến các nỗ lực được tập
trung, có tổ chức, và hiệu quả.
4. Truyền đạt tầm nhìn. Chiến lược và tầm nhìn về sự
thay đổi phải được thông tin đến những người liên quan. Bên cạnh việc tổ
chức các buổi thảo luận và sử dụng các hình thức truyền đạt khác, các
thành viên trong nhóm phối hợp chỉ đạo phải hành động như những hình mẫu
về kiểu ứng xử và quyết định cần có.
Mô hình 8 giai đoạn thay đổi của Kotter
5. Trao quyền cho người khác hành động theo tầm nhìn.
Nếu các thủ tục cũ và các trở ngại vẫn còn tồn tại trong quá trình
chuyển đổi, điều đó sẽ làm suy giảm động lực của các nhân viên liên quan
đến nỗ lực thay đổi này. Vì vậy, hãy khuyến khích và hỗ trợ mọi người
thực hiện những thay đổi hợp lý, lý tưởng nhất là không phải nhắc nhở
thường xuyên về việc phải tiến lên.
6. Lập kế hoạch và tạo những chiến thắng ngắn hạn.
Tìm cách khởi động quá trình và làm hết sức để tạo ra đà phát triển, dù
là trong những cách thức nhỏ nhặt. Thúc đẩy người lao động bằng cách
liên tục nhấn mạnh đến những cột mốc và những thành công. Nêu bật những
khía cạnh lạc quan của sự chuyển đổi.
7. Củng cố các tiến bộ và duy trì đà phát triển. Thay
vì cứ tự mãn thêm nữa khi quá trình chuyển đổi đang mở rộng, hãy sử
dụng lòng tin đã đạt được để tiếp thêm sinh lực và mở rộng sự thay đổi
đến tất cả các bộ phận trong công ty.
8. Thể chế hóa những phương pháp mới. Neo giữ chắc
chắn những đổi mới đó trong văn hóa doanh nghiệp. Khi những thay đổi đó
bắt đầu ăn sâu là lúc chúng đạt được hiệu quả cao nhất.
Khi lên kế hoạch cho quá trình thay đổi với các bước này trong đầu,
điều quan trọng là phải có đủ thời gian cho toàn bộ chuỗi sự việc và
thực hiện chúng đi theo đúng trình tự. Kotter đã phát hiện ra rằng đi
theo kế hoạch thay đổi một cách liên tục và kiên nhẫn là nền tảng cơ bản
để thành công: "Việc bỏ qua vài bước sẽ chỉ tạo ra ảo giác về tốc độ và
không bao giờ tạo được những kết quả vừa ý. Mắc phải sai lầm nghiêm
trọng ở bất cứ giai đoạn nào cũng có thể gây ra sức ảnh hưởng phá hủy,
làm chậm lại đà phát triển, và phủ định những thành quả đã giành được
một cách khó khăn".
Lời khuyên cho các nhà quản lý
Bảo đảm rằng tiến trình thay đổi của bạn có một người lãnh đạo, để sắp
xếp, thúc đẩy, và tạo cảm hứng cho lực lượng lao động, cùng với một
người quản lý, để khiến cho hệ thống quy trình phức tạp triển khai được
êm xuôi nhất và theo đúng kế hoạch.
Tạo ra một tầm nhìn về quá trình, cũng như chuỗi sự việc sẽ xảy ra, và truyền đạt điều này trong toàn bộ tổ chức của bạn.
Vẽ ra một tầm nhìn đầy thuyết phục về tương lai và đưa ra các chiến lược để hiện thực hóa tầm nhìn này.
Hiểu rằng các kiểu quy trình thay đổi khác nhau sẽ đòi hỏi những kỹ
năng và những đặc tính khác nhau, tại những thời điểm khác nhau. Ví dụ
quá trình thay đổi liên quan đến tình trạng khủng hoảng có thể đòi hỏi
một sự chú trọng vào khả năng lãnh đạo mạnh mẽ hơn là sự quản lý.
Ngay cả những quá trình thay đổi thành công cũng rất bề bộn và không
phải lúc nào cũng đi đúng kế hoạch – hãy sẵn sàng xử lý những điều không
mong đợi.
Bảo đảm rằng "sự phối hợp chỉ đạo" của bạn thống nhất về các mục tiêu và làm việc như một nhóm.
Theo Khánh Vân
Nhượng quyền Việt Nam
0 nhận xét:
Đăng nhận xét